¿Qué es la factura electrónica? Software, requisitos y cuándo aplica la normativa
La tradicional e histórica factura de papel está al borde de la extinción y llega en sustitución la factura electrónica, que es la alternativa que plantea el gobierno español de cara al futuro. Pero, ¿Qué es la factura electrónica?
En esta guía que hemos preparado desde Otefisa Asesores explicamos todo sobre la factura electrónica y las nuevas reglamentaciones que rigen en la facturación por la Ley Crea y Crece para autónomos y empresas en España.
Además, encontrarás aquí un panorama de los avances tecnológicos y los software más relevantes en la actualidad para cumplir con la obligación fiscal y tributaria de tu negocio con relación a las facturas electrónicas.
¿En qué consiste la factura electrónica?
Tal vez resulte una obviedad la siguiente definición, pero la factura electrónica no es ni más ni menos que una factura con la misma validez que la clásica de papel.
Es decir, la factura electrónica es el justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. En España, la legislación establece que, tanto los autónomos como las empresas, están obligados a emitir factura y copia (ya sea en papel o electrónica).
La factura electrónica, también llamada en ocasiones como Facturae, implica el registro de los mismos datos y utilización que la factura tradicional. La única diferencia a la clásica factura, entonces, es que se emite por medios electrónicos y su formato es digital.
Datos que debe contener una factura electrónica legal
Para emitir una factura electrónica legal, que aplique a la normativa vigente en territorio español, es necesario que la misma contenga todos los siguientes datos:
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- Nombre o razón social del emisor y receptor.
- Número de identificación fiscal (NIF).
- Número de factura y fecha de emisión.
- Concepto, importe y desglose del IVA.
- Firma electrónica reconocida para garantizar autenticidad.
Cualquier dato de los antes mencionados que no esté en la factura electrónica genera que la efactura se considere inválida y, por lo tanto, tu negocio incurra en una infracción fiscal.
En Otefisa Asesores ofrecemos asesoría fiscal especializada para ayudarte a cumplir con todas tus obligaciones fiscales con relación a la factura electrónica y optimizar tus ganancias.
Análisis de la Ley Crea y Crece sobre la facturación electrónica
La implantación de la factura electrónica en España está regulada por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), una reforma clave dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia impulsado por la Unión Europea.
Esta normativa busca facilitar la creación y el crecimiento de las empresas españolas y reducir la morosidad comercial, haciendo obligatorio el uso de la facturación electrónica para todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B: “Business to Business”).
¿Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica en España?
Ya ha quedado claro qué es la factura electrónica y cómo debe ser una efactura para considerarse legal y válida. A partir del año próximo, el 2026, será obligatorio que todas las PYMES y autónomos cumplan con la Ley Crea y Crece.
Fases de implementación de la factura electrónica:
| Desde 2024 | La obligación de emitir facturas electrónicas comenzó para empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros. |
| A partir del 2026 | La aplicación de la ley se extenderá a todas las PYMES y autónomos, sin importar su volumen de negocio. |
¿Cómo hacer una Facturae? Ejemplo de generar una factura electrónica
Si nunca has emitido una factura digital, tienes que estar tranquilo, ya que el proceso puede parecer complicado, pero en realidad es bastante sencillo si sigues la guía de pasos que te presentamos a continuación.
Además, adherirse a la facturación electrónica representa un salto de calidad para tu negocio, con una clara simplificación de los trámites administrativos y menor tasa de errores fiscales.
Primer paso: elige un software de facturación electrónica
Existen diversas plataformas que permiten crear una factura online, como Facturae, Odoo, Holded o Quipu.
También puedes optar por nuestra asesoría especializada de Otefisa, nos encargamos de todo el proceso fiscal con precisión y rapidez.
Segundo paso: regístrate y configura tu empresa
Una vez elegido el software, debes introducir los datos fiscales de tu negocio y personalizar los parámetros de facturación.
Aquí debes indicar la razón social o nombre del autónomo, NIF o CIF, tipo de actividad y régimen fiscal, entre otros datos obligatorios.
Cabe mencionar que dependiendo del software, podrás personalizar la apariencia de la factura con tu logo y colores corporativos, lo que aporta una imagen más profesional.
Tercer paso: crea la factura con los datos obligatorios
El siguiente paso es generar la factura electrónica con todos los elementos exigidos por la Ley de Facturación Electrónica y el Reglamento de Facturación Electrónica.
Si vendes a empresas u organismos públicos, verifica si necesitas un formato estructurado (XML, UBL, Facturae) en lugar de un simple PDF.
Cuarto paso: firma digitalmente la factura
Para que una factura electrónica tenga validez legal, debe estar firmada electrónicamente con un certificado digital reconocido.
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- Certificado digital de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre): el más utilizado en España.
- DNI electrónico: también válido para la firma de documentos electrónicos.
- Certificados emitidos por prestadores de servicios de confianza: empresas como Camerfirma o Firmaprofesional ofrecen certificados para empresas.
Quinto paso: envía la factura electrónica
Una vez firmada la factura, es el momento de enviar la facturae. En este paso, el proceso cambia según el destinatario:
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- Facturación entre empresas privadas (B2B): se puede enviar por correo electrónico o mediante un portal de clientes en el software de facturación.
- Facturación a la Administración Pública: Obligatorio enviarla a través de FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas).
En el caso de contratos con organismos públicos, las facturas deben cumplir con el formato Facturae (XML) y ser enviadas mediante las plataformas oficiales del Gobierno.
Los mejores software que se pueden utilizar para facturar electrónicamente
Existen múltiples opciones para automatizar la facturación electrónica y para facilitar la gestión de tu negocio. Algunas de las más recomendadas en España son:
- Facturae
- Gratuito, ideal para relaciones con la Administración.
- Quipu
- Intuitivo y recomendado para autónomos.
- Holded
- ERP completo para PYMES.
- a3factura
- Especializado en asesorías y gestorías.
- Anfix
- Facilita contabilidad, facturación y pago de impuestos.
Línea de ayudas para contratar un software de facturación electrónica
Múltiples software de facturación electrónica son de uso gratuito, lo que es una gran ayuda para autónomos y pequeñas empresas.
Además, el Gobierno de España ha lanzado una línea de ayudas para facilitar la adaptación de PYMES y autónomos a la nueva reglamentación y a embarcarse en la digitalización del negocio.
El programa, conocido como el Kit Digital, ofrece subvención para la adquisición e instalación de software de facturación en las PYMES.
Por otro lado, los autónomos únicamente deben solicitar la ayuda para obtener un bono de hasta 10,000 euros; siempre en consideración al tamaño de su empresa.
En Otefisa Asesores podemos encargarnos de todo
Los asuntos tributarios y la responsabilidad fiscal son un desafío para la mayoría de las PYMES en España. Para evitar perder tiempo y energía con asuntos fiscales, la asesoría fiscal especializada de Otefisa Asesores es una opción sensata.
En Otefisa comprendemos todas las dificultades que implica mantener tu empresa al día con su fiscalidad y por ello queremos ayudarte a lograrlo. Con un servicio moderno y personalizado, ofrecemos soluciones en tiempo real para tu empresa.
Preguntas frecuentes sobre qué es la factura electrónica
¿Cuáles son las principales ventajas de la factura electrónica respecto a la factura tradicional de papel?
La factura electrónica representa una serie de ventajas interesantes respecto a la clásica factura de papel. La digitalización de la facturación ayuda a:
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- Reducir el fraude fiscal.
- Combatir la morosidad.
- Agilizar los procesos administrativos.
- Ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia en la facturación.
- Impulsar la transformación digital y la modernización y competitividad de las PYMES.
¿Qué implica la Ley Crea y Crece para las empresas?
Además de establecer la obligatoriedad de la factura electrónica a partir del 2026, la Ley Crea y Crece marca que las empresas deben utilizar plataformas homologadas, ofrecer acceso gratuito a la información y registrar estados de pago en tiempo real.
¿Qué pasa si una empresa no cumple con la obligación de factura electrónica?
No cumplir con la normativa puede acarrear sanciones económicas según la Ley General Tributaria. Además, las empresas que no usen factura electrónica pueden ser excluidas de contratos y licitaciones públicas.
¿Se pueden rectificar o cancelar facturas electrónicas?
Sí, las facturas electrónicas pueden ser rectificadas mediante una factura de rectificación, en caso de errores en los datos, importes o impuestos. También se pueden cancelar siguiendo los procedimientos contables adecuados.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
De acuerdo a la normativa española, las facturas electrónicas deben guardarse durante al menos 5 años para cumplir con las obligaciones fiscales y contables. En algunos casos, como el IVA, el período puede extenderse hasta 10 años.
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