Cómo cambiar de asesoría sin perder documentación ni plazos: guía paso a paso

Por Sergio Baz Barrios, abogado · Actualizado el 23/10/2026

Respuesta directa: cambiar de asesoría es un trámite sencillo si se hace con orden. Hay que revisar el contrato actual y su preaviso, reunir la documentación de los últimos ejercicios, traspasar las autorizaciones ante Hacienda y la Seguridad Social y acordar quién presenta cada declaración pendiente. Lo habitual es que la nueva asesoría se coordine directamente con la anterior. El mejor momento es justo después de un vencimiento trimestral o antes del cierre del ejercicio, para que el cambio no deje ninguna obligación sin cubrir.

Por qué cuesta tanto dar el paso

Muchas empresas y autónomos siguen con una asesoría con la que no están satisfechos por miedo al cambio: perder papeles, olvidarse de una declaración o tener que explicarlo todo desde cero. Ese miedo es razonable, pero tiene solución. Un cambio bien planificado no interrumpe nada y, en la mayoría de los casos, el cliente apenas tiene que intervenir.

Las señales que suelen indicar que ha llegado el momento son conocidas: respuestas tardías, avisos de impuestos cuando ya hay que pagarlos, errores que se repiten o la sensación de que nadie le ayuda a pensar en su negocio.

Cómo cambiar de asesoría paso a paso

1. Revise su contrato actual

Lea la hoja de encargo o el contrato con su asesoría actual. Compruebe si hay un plazo de preaviso, cómo se comunica la baja y si quedan honorarios pendientes. Comunique la baja por escrito y guarde el justificante.

2. Elija bien el momento

Lo más cómodo es cambiar justo después de presentar las declaraciones de un trimestre (del 1 al 20 de abril, julio y octubre, o del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre). Así la nueva asesoría empieza con un periodo limpio. Si cambia antes del 31 de diciembre, además puede preparar el cierre del ejercicio y las declaraciones anuales de enero.

3. Reúna la documentación

Pida a su asesoría actual la documentación de, al menos, los cuatro últimos años, que es el plazo general de prescripción de las deudas tributarias (artículo 66 de la Ley 58/2003, General Tributaria):

• Contabilidad: libros contables, cuentas anuales depositadas y el fichero de la contabilidad en formato exportable.
• Impuestos: justificantes de los modelos presentados (303, 390, 111, 190, 115, 180, 130 o 200, 347, entre otros) y cualquier requerimiento abierto con la Agencia Tributaria.
• Laboral: contratos de trabajo, nóminas, recibos de liquidación de cotizaciones y relaciones nominales de trabajadores, y el calendario de vencimientos de contratos temporales.
• Societario: escrituras, libro de actas y poderes vigentes.

Los datos son suyos. La asesoría actúa como encargada del tratamiento y, al terminar la relación, debe devolverle o suprimir los datos personales según usted decida (artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos).

4. Traspase las autorizaciones

• Agencia Tributaria: se revoca el apoderamiento o la representación de la asesoría anterior y se da de alta la de la nueva, para que pueda presentar declaraciones y atender notificaciones.
• Seguridad Social (Sistema RED): la nueva asesoría solicita, con su consentimiento, la asignación de sus códigos de cuenta de cotización a su autorización RED.
• Notificaciones electrónicas: revise quién recibe los avisos de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) y del buzón de la Seguridad Social, para no perder ningún plazo.
• Certificado digital: si la asesoría anterior custodiaba el certificado de su empresa, valore renovarlo o revocarlo.

5. Acuerde quién presenta cada declaración

Es el punto en el que más errores se producen. Antes del cambio debe quedar claro por escrito quién presenta las declaraciones del trimestre en curso, el cierre del ejercicio y los resúmenes anuales de enero. Si el cambio coincide con el final de año, conviene repasar también el impuesto sobre sociedades del ejercicio anterior, que se presenta en julio.

Errores frecuentes al cambiar de asesoría

• Cambiar en plena campaña trimestral sin acordar quién presenta.
• No traspasar la autorización del Sistema RED, de modo que los seguros sociales del mes quedan sin presentar.
• Recibir la documentación en papel o en formatos que no se pueden importar.
• Olvidar los requerimientos o procedimientos abiertos con Hacienda o la Seguridad Social.
• No revisar si hay errores heredados. Por eso una revisión inicial del cumplimiento fiscal y laboral es tan útil.

Cómo lo hacemos en Asesores Otefisa

Asesoramos a empresas y autónomos desde 1978 y fuimos la primera asesoría de Getafe con la certificación UNE 420001. Cuando un cliente se incorpora:

1. Mantenemos una reunión sin compromiso para conocer su situación.
2. Le enviamos una propuesta clara, con los servicios y el precio.
3. Con su autorización, nos coordinamos con su asesoría actual para recibir la documentación. Usted no tiene que hacer de intermediario.
4. Hacemos una revisión inicial de sus obligaciones fiscales y laborales y le explicamos qué conviene ordenar.

Trabajamos con un portal del cliente en el que tiene su documentación y sus impuestos siempre a mano, pero detrás siempre hay una persona de referencia. Puede conocer el detalle de nuestros servicios para empresas y para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hablar yo con mi asesoría actual?

Basta con comunicarle la baja. A partir de ahí, con su autorización, la nueva asesoría puede coordinarse con la anterior para recibir la documentación y los datos.

¿Puedo cambiar de asesoría a mitad de año?

Sí. Lo importante es elegir un momento después de un vencimiento trimestral y dejar por escrito quién presenta cada declaración pendiente.

¿Cuánto tiempo tarda el cambio?

Depende del volumen de documentación y de la colaboración de la asesoría anterior. Con una planificación previa, el traspaso suele completarse sin que se pierda ningún vencimiento.

¿Qué documentación debo conservar?

Como mínimo, la de los cuatro últimos años, que es el plazo general de prescripción tributaria. La normativa mercantil obliga a conservar los libros y documentos contables durante seis años (artículo 30 del Código de Comercio).

¿Puedo perder documentación en el cambio?

Si se hace con una lista de comprobación y en formato digital, no. Pida un listado de lo entregado y compruébelo antes de dar por cerrado el traspaso.

¿Está pensando en cambiar de asesoría?

Si quiere empezar el año con nosotros, consulte nuestras condiciones para el cambio de asesoría y reserve una reunión sin compromiso. Estamos en C. Bohime, 8-10, Local, 28901 Getafe (Madrid).